Lô gift card về tới tiệm mà máy POS không đọc được là chuyện mất thời gian nhất, nhất là khi đang vào mùa lễ. Phần lớn trường hợp đều tránh được nếu hỏi đúng mấy câu với bên cung cấp POS trước khi in. Bài này liệt kê những gì anh chị cần gửi em để thẻ về là quẹt được ngay.

Bước 1: Xác định máy đọc thẻ bằng gì

Mở phần mềm hoặc nhìn máy ở quầy:

  • Có khe quẹt thẻ (giống quẹt thẻ tín dụng) → thẻ cần dải từ (magnetic stripe).
  • Có súng hoặc camera quét mã → thẻ cần mã vạch (barcode) hoặc mã QR.
  • Nhập số bằng tay → chỉ cần số thứ tự in rõ trên thẻ, không cần dải từ hay mã vạch.

Không chắc thì chụp hình máy và màn hình phần gift card gửi em xem.

Bước 2: Hỏi bên POS 4 câu này

Gọi hoặc nhắn bộ phận hỗ trợ của hệ thống POS / phần mềm gift card tiệm đang dùng và hỏi:

  1. Thẻ dùng dải từ, mã vạch hay cả hai?
  2. Nếu dải từ: HiCo hay LoCo, ghi dữ liệu vào track nào (track 1, 2 hay 3), định dạng ra sao?
  3. Nếu mã vạch: loại nào? (Code 128, Code 39, QR…) và mã vạch chứa đúng số in trên thẻ hay một chuỗi khác?
  4. Số thẻ có quy tắc gì không? Bao nhiêu chữ số, có tiền tố (prefix) cố định không, số do tiệm tự đặt hay do hệ thống cấp?

Có những hệ thống bắt buộc dùng thẻ do chính họ cấp số. Khi đó bên POS sẽ gửi tiệm một file danh sách số (Excel/CSV), anh chị chuyển file đó cho em in đúng theo danh sách.

Dải từ HiCo hay LoCo?

  • HiCo (high coercivity): dải từ màu đen, khó bị mất dữ liệu khi để gần nam châm, điện thoại hay bóp có khóa từ. Bền hơn, hợp với thẻ khách giữ lâu trong ví.
  • LoCo (low coercivity): thường màu nâu, dễ ghi hơn nhưng dễ bị “mất từ” hơn.

Nếu bên POS không yêu cầu gì đặc biệt, gift card thường dùng HiCo. Quan trọng nhất là làm đúng loại máy của tiệm đọc được, nên hỏi bên POS trước cho chắc.

Dãy số thứ tự: những lỗi hay gặp

  • Trùng số với lô thẻ cũ. Lần in thứ hai, nhớ báo em số cuối của lô trước (ví dụ lô cũ tới 1500 thì lô mới bắt đầu từ 1501).
  • Số in trên thẻ khác dữ liệu trong dải từ/mã vạch. Em ghi cùng một số cho cả ba: số in, mã vạch, dải từ, trừ khi bên POS yêu cầu khác.
  • Số quá ngắn, dễ đoán. Nếu tiệm lo người khác đoán số thẻ, hỏi bên POS xem có dùng được dãy số ngẫu nhiên hoặc mã PIN không, rồi gửi em danh sách số.

Thông tin gửi em khi đặt in

Gom gọn trong một tin nhắn:

  • Logo tiệm (file AI, PDF hoặc ảnh rõ nét; xem thêm cách chuẩn bị file logo để in)
  • Tên tiệm, địa chỉ, số điện thoại, website in mặt sau
  • Số lượng: 500 / 1.000 / 1.500 / 2.000 thẻ
  • Dải từ hay mã vạch, kèm câu trả lời của bên POS ở Bước 2
  • Số bắt đầu – số kết thúc, hoặc file danh sách số
  • Có cần ô ghi “Amount”, chữ ký, hạn dùng hay không

Em làm mẫu 2 mặt gửi anh chị duyệt, trên mẫu có ghi rõ vị trí dải từ, mã vạch và số thứ tự. Duyệt xong mới đưa xưởng in.

Giá và thời gian

Gift card nhựa PVC 0.76 mm có dải từ hoặc mã vạch và số thứ tự: 500 thẻ $345, 1.000 thẻ $450, đã gồm ship tới tiệm. Phí thiết kế $20 cho 2 mặt. Từ lúc chốt mẫu tới khi nhận hàng khoảng 2–3 tuần. Nên đặt sớm trước mùa lễ (xem lịch đặt in gift card mùa lễ).

Làm luôn VIP card hoặc membership card cùng chất liệu và cùng giá, có thể in tên hoặc số thành viên riêng từng thẻ.